Doklady elektronicky a elektronický archiv v HELIOSu

Různé procesy ve firmách mohou být řešeny různými způsoby. I proto je důležité od začátku zmapovat konkrétní postupy ve firmě a zamyslet se nad možnostmi. Ve výsledku tak zavedení „elektronického oběhu dokumentů“ nemusí znamenat nasazení všech na trhu dostupných nástrojů. Vhodnost, a tedy jejich konkrétní přínos pro váš proces je nutné si důkladně rozmyslet. Možná Vám k tomu pomůže i tento text anebo diskuze s námi. Rádi se podělíme o zkušenosti s realizací takových řešení v systému HELIOS u jiných uživatelů.

Řešení pro elektronický oběh dokumentů ve spojení se systémem HELIOS je několik. Obecně používáme v tomto textu pojem elektronický oběh dokumentů (Word, Excel, PDF, obrázky…), nicméně platí to i v kontextu dokladů vytvořených v systému HELIOS typu nabídka, objednávka, faktura, příjemka, výdejka apod.

Celkem se jedná o několik okruhů, o kterých je vhodné diskutovat:

Zrychlené zadávání dokladů
Vytěžování („čtení“) dokladů spolu se založením faktury došlé
Evidence smluv (doc, pdf…obchodní, pracovní, nájemní smlouva atd.)
DMS – elektronická archivace jakýchkoliv dokumentů v HELIOSu
Schvalování dokladů, schvalovací workflow včetně emailové notifikace

1. Zrychlené zadávání dokladů, nejčastěji FA došlé

zrychlene_zadani Pokud víte číslo objednávky z HELIOSu (variabilní symbol, číslo zásilky, zakázky…nebo jiný identifikátor), zadáním tohoto čísla se v systému dohledá příslušný doklad např. vydaná objednávka, na základě kterého se automaticky dotáhnou údaje v systému již zadané a vyplní, tj. přenesou se do automaticky vytvářené faktury došlé nebo jiného vytvářeného dokladu. Nemusíte tak již nic vyplňovat, jen pohledem zkontrolujete, zda je to takto v pořádku a potvrdíte „OK“ tlačítkem. Alternativně můžete vyplnit údaje které potřebujete změnit (datum doručení a podobně). V takovém případě například fakturu došlou zadáte jenom zadáním jednoho čísla a případně datumu. Po založení dokladu je možné elektronickou formu došlé faktury (scan, pdf atd.) navázat funkcí „drag & drop“ do systému – tak jak to už znáte. Podrobný popis řešení „Zrychlené zadávání faktury“ najdete v tomto letáku ke stažení.

2. Vytěžování („čtení“) dokladů spolu se založením faktury došlé

Alternativou pro rychlé strojové čtení velkého množství došlých faktur (nejčastěji) je vytěžení dat z faktury přijaté. Jedná se o řešení DOCU-X OCR, které se dokáže naučit rozpoznat a přečíst údaje, zadat je do systému HELIOS a porovnat vybrané údaje s daty v databázi HELIOSu. Na základě takto získaných informací je potom v systému HELIOS založena faktura a do navázaných dokumentů navázaný scan faktury nebo i jiné soubory. Systém umí fakturu načíst i z emailové zprávy a následně dále zpracovat výše uvedeným postupem. Další informace najdete také v tomto článku. OCR_editor

3. Evidence smluv (doc, pdf…obchodní, pracovní, nájemní smlouva atd.)

Dalším z řešení je evidence smluv – smluvních dokumentů typu leasingové smlouvy, nájemní, pojistné, kupní , obchodní… jakékoliv smluvní dokumenty. Požadavky jsou:

Provázanost na firmu (zákazníka), zaměstnance anebo zakázku, a tedy dostupnost přímo z HELIOSu

Jeden přehled všech smluv a jejich evidence na jednom místě (místo šanonů nebo xls souborů)

Zejména však hlídání termínů smlouvy, resp. upozornění typu „Pojistná smlouva končí příští měsíc dne …“, platnost bankovní záruky a jiné.

Provázanost - možnost navázat Dokument (scan, pdf, xls ..atd..) se dá řešit integrovanou funkcionalitou Dokumenty. Ta ale standardně neobsahuje různé termíny a další identifikátory dle potřeb uživatelů. Na hlídání termínů je potřebné požadované termíny někam zadat. Potom je možné nastavit „upozornění“ nebo notifikace zaslané emailem, které na vybrané uživatele rozešlou potřebné upozornění s dostatečným předstihem. Editor pro evidenci smluv může vypadat jako na obrázku: Printscreen_smlouvy_small

Následně je k dispozici přehled smluv, kde lze podle potřeby standardními nástroji filtrovat a dále s daty pracovat:
Přehled_smluv

4. DMS – (document management system) neboli elektronická archivace jakýchkoliv dokumentů v HELIOSu.

V systému HELIOS můžete navazovat ke každému zápisu (řádku) v podstatě jakýkoliv elektronický dokument. Scan přijaté faktury, pracovní smlouvu nebo certifikát odbornosti ke konkrétnímu zaměstnanci, obchodní smlouvu k organizaci obchodního partnera, návod nebo produktový list ke skladové kartě a podobně.
Pravděpodobně jste slyšeli, že dokumenty (jeden nebo i více najednou) lze navazovat funkcionalitou „drag and drop“ pouhým přetažením nad správné okno v HELIOSu. Samotná práce s DMS HELIOS spočívá však v dalších funkcionalitách, zmíním asi ty nejdůležitější:

V lokální konfiguraci přednastavit ukládání do databáze a zapnout „verzování“

Spustit a nastavit funkce pro nezpomalování výkonu databáze (Filestream)

Verzování dokumentu - při otevření navázaného dokumentu je otevřená vždy poslední verze, předchozí verze najdete v „Historii dokumentů“ dostupné přes menu „AKCE“

Nabídka „Práce s dokumenty“ nabízí veškerou historii, co bylo s dokumentem prováděné a kým

Možnost automatického navazování při skenování

Možnost začlenění do kategorií – do stromové struktury pro lepší orientaci

Nastavení práv na jednotlivé dokumenty

Vyhledávání standardními mechanizmy nebo fulltextem v seznamu (přehledu)

Elektronické podepisování dokumentů včetně časového razítka

Diskuze pro uživatele nad konkrétním dokumentem

Řízená dokumentace (ISO normy, výrobní normy a podobně)

5. Pokročilé schvalování dokumentů, schvalovací workflow, emailové notifikace

Představte si situaci: „fakturu přijatou“ máte zadanou v systému HELIOS. Faktura dorazila emailem, který je také uložený v systému včetně samotného PDF dokladu faktury. Potřebné údaje „kdy faktura byla doručena a jakou formou“ máme už v DMS HELIOS, jak jsme si popsali v předchozí kapitole. Proč tedy tisknout a vyplňovat papírovou košilku ke schválení, když stačí jenom „zmáčknout tlačítko“ a schválit?
Schvalování - editor

Je nutné samozřejmě proces schválení ve Vaší firmě popsat, někdy i kompletně vytvořit a posléze nastavit v systému.
Ke schvalovacímu workflow v systému HELIOS můžete využít další funkcionality. Lze používat například schválení jenom emailovou zprávou, anebo nastavit zasílání informačních notifikací s nastaveným textem, frekvencí a dalšími parametry pro vybrané uživatele. Tedy upozornění emailem, že je nutné něco schválit, aniž byste museli sami pátrat.
Tématu jsme se věnovali také v tomto článku. Podrobnější popis funkcionality „Schvalování a schvalovací workflow“ najdete v přiloženém pdf letáku.

Pokud Vás cokoliv k této problematice zajímá, neváhejte nás kontaktovat. Rádi Vám uvedené možnosti ukážeme, nebo zkusíme najít nějaké jiné, vhodné řešení.

Celý článek ke stažení ve formě pdf dokumentu: