Pomáháme firmám podnikat







Doklady elektronicky a elektronický archiv v HELIOSu

Různé procesy ve firmách mohou být řešeny různými způsoby. I proto je důležité od začátku zmapovat konkrétní postupy ve firmě a zamyslet se nad možnostmi. Ve výsledku tak zavedení „elektronického oběhu dokumentů“ nemusí znamenat nasazení všech na trhu dostupných nástrojů. Vhodnost, a tedy jejich konkrétní přínos pro váš proces je nutné si důkladně rozmyslet. Možná Vám k tomu pomůže i tento text anebo diskuze s námi. Rádi se podělíme o zkušenosti s realizací takových řešení v systému HELIOS u jiných uživatelů.

Řešení pro elektronický oběh dokumentů ve spojení se systémem HELIOS je několik. Obecně používáme v tomto textu pojem elektronický oběh dokumentů (Word, Excel, PDF, obrázky…), nicméně platí to i v kontextu dokladů vytvořených v systému HELIOS typu nabídka, objednávka, faktura, příjemka, výdejka apod.

Celkem se jedná o několik okruhů, o kterých je vhodné diskutovat:
  1. Zrychlené zadávání dokladů
  2. Vytěžování („čtení“) dokladů spolu se založením faktury došlé
  3. Evidence smluv (doc, pdf…obchodní, pracovní, nájemní smlouva atd.)
  4. DMS – elektronická archivace jakýchkoliv dokumentů v HELIOSu
  5. Schvalování dokladů, schvalovací workflow včetně emailové notifikace

1. Zrychlené zadávání dokladů, nejčastěji FA došlé

zrychlene_zadani Pokud víte číslo objednávky z HELIOSu (variabilní symbol, číslo zásilky, zakázky…nebo jiný identifikátor), zadáním tohoto čísla se v systému dohledá příslušný doklad např. vydaná objednávka, na základě kterého se automaticky dotáhnou údaje v systému již zadané a vyplní, tj. přenesou se do automaticky vytvářené faktury došlé nebo jiného vytvářeného dokladu. Nemusíte tak již nic vyplňovat, jen pohledem zkontrolujete, zda je to takto v pořádku a potvrdíte „OK“ tlačítkem. Alternativně můžete vyplnit údaje které potřebujete změnit (datum doručení a podobně). V takovém případě například fakturu došlou zadáte jenom zadáním jednoho čísla a případně datumu. Po založení dokladu je možné elektronickou formu došlé faktury (scan, pdf atd.) navázat funkcí „drag & drop“ do systému – tak jak to už znáte. Podrobný popis řešení „Zrychlené zadávání faktury“ najdete v tomto letáku ke stažení.




2. Vytěžování („čtení“) dokladů spolu se založením faktury došlé

Alternativou pro rychlé strojové čtení velkého množství došlých faktur (nejčastěji) je vytěžení dat z faktury přijaté. Jedná se o řešení DOCU-X OCR, které se dokáže naučit rozpoznat a přečíst údaje, zadat je do systému HELIOS a porovnat vybrané údaje s daty v databázi HELIOSu. Na základě takto získaných informací je potom v systému HELIOS založena faktura a do navázaných dokumentů navázaný scan faktury nebo i jiné soubory. Systém umí fakturu načíst i z emailové zprávy a následně dále zpracovat výše uvedeným postupem. Další informace najdete také v tomto článku. OCR_editor

3. Komerční smlouvy (doc, pdf…obchodní, pracovní, nájemní smlouva atd.)

Dalším z řešení je evidence smluv a smluvních dokumentů typu leasingové smlouvy, nájemní, pojistné, kupní , obchodní… jakékoliv smluvní dokumenty. Požadavky jsou:
  • Provázanost na firmu (zákazníka), zaměstnance anebo zakázku, a tedy dostupnost přímo z HELIOSu
  • Jeden přehled všech smluv a jejich evidence na jednom místě (místo šanonů nebo xls souborů)
  • Zejména však hlídání termínů smlouvy, resp. upozornění typu „Pojistná smlouva končí příští měsíc dne …“, platnost bankovní záruky a jiné.
  • Provázanost - možnost navázat Dokument (scan, pdf, xls ..atd..) se dá řešit integrovanou funkcionalitou Dokumenty. Ta ale standardně neobsahuje různé termíny a další identifikátory dle potřeb uživatelů. Na hlídání termínů je potřebné požadované termíny někam zadat. Potom je možné nastavit „upozornění“ nebo notifikace zaslané emailem, které na vybrané uživatele rozešlou potřebné upozornění s dostatečným předstihem. Editor pro evidenci smluv může vypadat jako na obrázku: Printscreen_smlouvy_small
    Následně je k dispozici přehled smluv, kde lze podle potřeby standardními nástroji filtrovat a dále s daty pracovat:
    Přehled_smluv
    Popis funkcionality „Komerční smlouvy “ najdete v přiloženém pdf letáku.

    4. DMS – (document management system) neboli elektronická archivace jakýchkoliv dokumentů v HELIOSu.

    V systému HELIOS můžete navazovat ke každému zápisu (řádku) v podstatě jakýkoliv elektronický dokument. Scan přijaté faktury, pracovní smlouvu nebo certifikát odbornosti ke konkrétnímu zaměstnanci, obchodní smlouvu k organizaci obchodního partnera, návod nebo produktový list ke skladové kartě a podobně.
    Pravděpodobně jste slyšeli, že dokumenty (jeden nebo i více najednou) lze navazovat funkcionalitou „drag and drop“ pouhým přetažením nad správné okno v HELIOSu. Samotná práce s DMS HELIOS spočívá však v dalších funkcionalitách, zmíním asi ty nejdůležitější:
  • V lokální konfiguraci přednastavit ukládání do databáze a zapnout „verzování“
  • Spustit a nastavit funkce pro nezpomalování výkonu databáze (Filestream)
  • Verzování dokumentu - při otevření navázaného dokumentu je otevřená vždy poslední verze, předchozí verze najdete v „Historii dokumentů“ dostupné přes menu „AKCE“
  • Nabídka „Práce s dokumenty“ nabízí veškerou historii, co bylo s dokumentem prováděné a kým
  • Možnost automatického navazování při skenování
  • Možnost začlenění do kategorií – do stromové struktury pro lepší orientaci
  • Nastavení práv na jednotlivé dokumenty
  • Vyhledávání standardními mechanizmy nebo fulltextem v seznamu (přehledu)
  • Elektronické podepisování dokumentů včetně časového razítka
  • Diskuze pro uživatele nad konkrétním dokumentem
  • Řízená dokumentace (ISO normy, výrobní normy a podobně)
  • DMS - práce s dokumentem

    5. Pokročilé schvalování dokumentů, schvalovací workflow, emailové notifikace

    Představte si situaci: „fakturu přijatou“ máte zadanou v systému HELIOS. Faktura dorazila emailem, který je také uložený v systému včetně samotného PDF dokladu faktury. Potřebné údaje „kdy faktura byla doručena a jakou formou“ máme už v DMS HELIOS, jak jsme si popsali v předchozí kapitole. Proč tedy tisknout a vyplňovat papírovou košilku ke schválení, když stačí jenom „zmáčknout tlačítko“ a schválit?
    Schvalování - editor
    Je nutné samozřejmě proces schválení ve Vaší firmě popsat, někdy i kompletně vytvořit a posléze nastavit v systému.
    Ke schvalovacímu workflow v systému HELIOS můžete využít další funkcionality. Lze používat například schválení jenom emailovou zprávou, anebo nastavit zasílání informačních notifikací s nastaveným textem, frekvencí a dalšími parametry pro vybrané uživatele. Tedy upozornění emailem, že je nutné něco schválit, aniž byste museli sami pátrat.
    Tématu jsme se věnovali také v tomto článku. Podrobnější popis funkcionality „Schvalování a schvalovací workflow“ najdete v přiloženém pdf letáku.

    Pokud Vás cokoliv k této problematice zajímá, neváhejte nás kontaktovat. Rádi Vám uvedené možnosti ukážeme, nebo zkusíme najít nějaké jiné, vhodné řešení.

    Celý článek ke stažení ve formě pdf dokumentu: soubor ke stažení




    Naši partneři:

    Asseco Solutions
    Gatema IT a.s.
    Celní software s.r.o.
    I.S.T. spol. s r.o.

     

    Telefon: 474 334 468
    Hotline HELIOS: 474 334 531
    Technická podpora: 474 334 454
    Kontaktujte nás

    GDPR:

    Smlouva o zpracování osobních údajů a Sdílení dat
    Směrnice bezpečnost počítačové sítě a ochrana osobních údajů

     

    ©2023 ECOdate s.r.o. Všechna práva vyhrazena.