Schvalování dokumentů

Elektronickým schvalováním faktur, objednávek nebo jakýchkoliv jiných dokladů lze úplně nahradit zastaralý tisk a oběh papírové „košilky“ po firmě. Rychlost zpracování, dohledatelnost a jasná pravidla schvalování znamenají vyšší efektivitu práce. Každý vytvořený dokument, jako je objednávka, faktura přijatá, může podléhat schvalovacímu řízení, které může probíhat v několika krocích.

Například:
1. žadatel/vystavitel objednávky
2. schvalovatel - přímý nadřízený
3. schvalovatel - finanční manager
4. schvalovatel - ředitel.

Podobně lze definovat několik schvalovacích kroků pro fakturu přijatou. Uplatnění může najít schvalovací systém i v řízení nabídek, pokud před opuštění firmy podléhají schválení zodpovědným managerem.

U dokumentů charakteru faktury přijaté probíhá schvalování na podkladě naskenovaného dokladu, který se postupně přesouvá v jednotlivých krocích k aktuálnímu schvalovateli.

Proces schvalování dokumentů

• je definován pro každou řadu dokladů samostatně
• schvalovacích kroků je standardně 8, lze zvýšit v případě potřeby
• stav dokumentu je popsán slovním vyjádřením
• každý schvalovací krok může nabývat 4 hodnot: zatím neřešeno, schváleno, neschváleno, vráceno zpět
• každá změna stavu schválení je nezávisle na obsluze podepsána přihlášeným uživatelem a označena časem provedení
• schvalovací krok může být podmíněný splněním potřebných podmínek
• je možné nastavit funkci "automatické schválení" při splnění definované podmínky

Práva a ochrana před neoprávněným zásahem

• uživatelé mají definován přístup k vybraným řadám dokladů
• schvalovací kroky mají definované - přiřazené uživatele, kteří je mohou provádět
• systém dovede kontrolovat logickou návaznost následného kroku v závislosti na splnění předchozího kroku
• práva pro schvalovací kroky mají tři úrovně: první – pouze možnost schválit, druhá – možnost schválit, neschválit, vrátit. Třetí úroveň – všechny uvedené možnosti a navíc překonání logických kontrol
• funkcionalita umožňuje omezit pohled uživateli pouze na doklady, které jsou určeny pro odpovědného pracovníka v příslušném schvalovacím kroku.
• uživatelské schvalovací menu lze individuálně nastavit pro každého uživatele

Konfigurace

• každý schvalovací krok má samostatnou konfiguraci
• po schválení je možné hlavičku a případně i položky dokladu blokovat pro další editaci
• k dispozici je volné pole pro definování podmínky, za které je možné dokument schválit
• nebo existuje možnost automatického schválení v případě splnění jiné podmínky

Upozornění nebo schválení e-mailem

Jednotlivé schvalovací kroky můžou být doprovázené automatickým odesíláním e-mailů aktuálnímu schvalovateli. V konfiguraci schvalovacích kroků je možné nastavit znění textů s možností dalších úprav a nastavení. Součástí odesílaného emailu je odkaz přímo do systému HELIOS k otevření seznamu dokladů ke schválení. Stačí už jen kliknout a schválit...
Alternativně lze odpovědí na e-mail provést i samotné schválení dokladu bez přístupu do systému HELIOS. Toto rozšíření je potřebné nakonfigurovat podle nastavených interních procesů.